Planowanie i organizacja dla jednych są normą i wręcz warunkiem koniecznym efektywnej pracy, dla innych — koszmarem, którego unikają, pracując pod presją czasu, gdy na horyzoncie pojawia się deadline. Nie każda metoda gospodarowania czasem w pracy sprawdzi się u wszystkich, a odnalezienie ulubionego modelu pracy może trochę zająć, zależnie od typu wykonywanego zawodu oraz osobistych preferencji. Na pewno próba organizacji prędzej czy później okaże się efektywna — tzn. nawet jeśli nie uda nam się wdrożyć perfekcyjnego planu, niczym każdego września w dniu rozpoczęcia roku szkolnego, to sprawdzimy, które z elementów zarządzania czasem nam służą, a które możemy spokojnie potraktować jako zbędne. Jedno jest pewne — nie dowiemy się, póki nie sprawdzimy. Metoda prób i błędów jest jedyną, która da nam praktyczną, a nie teoretyczną odpowiedź.
Priorytetyzacja
Narzędziem, które służy do organizacji zadań pod względem ich wartości i ważności, jest Macierz Eisenhowera, nazwana tak od twórcy metody — trzydziestego czwartego prezydenta Stanów Zjednoczonych, generała Dwighta D. Eisenhowera.
Macierz składa się z dwóch wierszy i dwóch kolumn, tworząc cztery ćwiartki:
- Ważne i pilne — zadania, które wykonujemy, choć ciągła praca w stresie prowadzi do przemęczenia i wypalenia.
- Ważne i niepilne — najistotniejsza ćwiartka. Odpowiednie planowanie tutaj pozwala uniknąć stresu związanego z pilnością i daje satysfakcję.
- Nieważne i pilne — zadania, które często mylnie postrzegamy jako ważne. W rzeczywistości ich realizacja prowadzi do poczucia straty czasu.
- Nieważne i niepilne — obszar "ucieczkowy", często zawierający pożeracze czasu. Przebywanie w nim zbyt długo może obniżyć produktywność i samoocenę.
Zaletą tej metody jest przejrzysta forma — robiąc graficzną rozpiskę rzeczy ważnych i nieważnych, pilnych i niepilnych, możemy łatwiej dostrzec własną segregację i wprowadzić ewentualne modyfikacje. Ustanawia to porządek potrzeb i terminów, pomaga zapanować nad chaosem oraz stworzyć hierarchię zadań do wykonania. Jednak aby dobrze użyć tego narzędzia, trzeba poprawnie zdefiniować, co uważamy za ważne, pilne itp. Sam Eisenhower stwierdził: „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne” — pokazuje nam to, że sami musimy dobrze rozumieć wagę swoich zadań i obowiązków. Dlatego jedną z wad tej metody może być trudność w przyporządkowaniu zadań do odpowiedniej kategorii, co w konsekwencji nie pozwala na priorytetyzację.
Jednak wymienione powyżej wady nie przeważają nad zaletami narzędzia. Macierz Eisenhowera wspiera produktywność, umożliwiając koncentrację na zadaniach, które są jednocześnie pilne i ważne. Jej wartość polega na jasnym określeniu priorytetów, dzięki czemu skupiamy się na najistotniejszych działaniach. Pozwala to unikać rozpraszania uwagi na mniej ważne zadania, które mogłyby pochłaniać czas i energię bez realnych efektów.
Zasada Pareto
To narzędzie zarządzania czasem brzmi przyjemnie i, jeśli dobrze je zastosujemy, faktycznie wiele upraszcza, a my zyskujemy dodatkowy czas. Chodzi o to, aby mniejszymi środkami oraz wysiłkiem można było osiągnąć dużo większe korzyści czy efekty. Inną nazwą jest zasada 80/20, a chodzi w niej o to, że skupiając się na kluczowych czynnościach, które przynoszą największe rezultaty, możemy osiągnąć znaczne korzyści przy mniejszym nakładzie czasu i energii.
Nie należy traktować proporcji 20 i 80 jako jedynej reguły — to jedynie często spotykana zależność, która równie dobrze może mieć inny stosunek. Kluczowe w tej zasadzie jest stwierdzenie, że nigdy 100% wysiłku nie przynosi 100% efektów. W praktyce chodzi o identyfikowanie działań dających największe rezultaty i pomijanie tych o mniejszej wartości, co pozwala na optymalizację pracy. Zasadę Pareto opracował włoski ekonomista Vilfredo Pareto w 1897 roku, analizując rozkład dochodów i bogactwa w społeczeństwie. Zauważył, że większość bogactwa skupiona jest w rękach mniejszości populacji, a ta nierówność jest powtarzalna i przewidywalna. Choć sam Pareto nie opisał dokładnie tej zależności, w 1951 roku Joseph Juran rozszerzył jej zastosowanie w Quality Control Handbook, wprowadzając pojęcie „kluczowych nielicznych i błahych licznych”.
Strategię tę stosuje się w wielu obszarach, takich jak marketing, zarządzanie projektami, sprzedaż czy negocjacje. Metoda ta pozwala na szybszą i efektywniejszą pracę przy jednoczesnym zachowaniu większości energii.
Metoda ABC
Ten sposób polega na podzieleniu zadań na odpowiednie grupy:
- Grupa A: 15% To najważniejsze zadania, stanowiące około 15% wszystkich zadań, lecz mające około 65% wartości. Są to zadania, które musisz wykonać.
- Grupa B: 20% Zadania o przeciętnej wartości, stanowiące 20% całości i o wartości również 20%. Są to zadania, które powinieneś/powinnaś wykonać.
- Grupa C: 65% Mniej istotne zadania, stanowiące około 65% ogólnej liczby zadań, lecz ich wartość wynosi tylko 15%. Są to zadania, które możesz wykonać.
Stosując to narzędzie, należy pamiętać, że nasze tzw. „to-do list” jest często zbyt długie, dlatego warto zastanowić się, które zadania są faktycznie ważne w danym momencie. Pułapką może być jednak odkładanie zadań, które niby nie są istotne, ale mogą przyczynić się do lepszego efektu całości naszej pracy lub dostarczyć satysfakcji. To również ważna część, która ostatecznie wpływa na nasze samopoczucie.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie czasem wymaga wyboru odpowiednich narzędzi dostosowanych do naszych potrzeb i specyfiki pracy. Niezależnie od wybranej metody — czy to Macierz Eisenhowera, Zasada Pareto, czy Metoda ABC — kluczem do sukcesu jest wytrwałe testowanie i adaptacja. Praktyczne podejście pozwala nie tylko na zwiększenie produktywności, ale także na większą satysfakcję z wykonywanych zadań.
Źródła:
- Kaczkowska-Serafińska, M. (2024). Praca z przełożonymi i organizacja procesów [Prezentacja]. Uniwersytet SWPS.
- https://mfiles.pl/pl/index.php/Macierz_Eisenhowera
- https://mfiles.pl/pl/index.php/Zasada_Pareto
