Gestión del tiempo de trabajo

Para algunos, la planificación y la organización son la norma e incluso una condición necesaria para un trabajo eficaz; para otros, una pesadilla que evitan trabajando con poco tiempo cuando se acerca una fecha límite. No todos los métodos para gestionar el tiempo en el trabajo funcionan para todos, y encontrar tu modelo de trabajo favorito puede llevar un tiempo, según el tipo de ocupación y las preferencias personales. No cabe duda de que el intento de organizarse tarde o temprano demostrará ser eficaz, es decir, incluso si no logramos implementar un plan perfecto, ya que cada mes de septiembre, el día del inicio del año escolar, comprobaremos qué elementos de la gestión del tiempo nos sirven y cuáles podemos considerar innecesarios con seguridad. Una cosa es segura: no lo sabremos hasta que lo comprobemos. El método de prueba y error es el único que nos dará una respuesta práctica, no teórica.

Priorización

La herramienta utilizada para organizar las tareas en función de su valor e importancia es la matriz de Eisenhower, que lleva el nombre del creador del método, el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos, el general Dwight D. Eisenhower.

La matriz consta de dos filas y dos columnas, que forman cuatro cuartos:

• Importante y urgente — tareas que realizamos, aunque el trabajo constante bajo estrés provoca fatiga y agotamiento.
• Importante y no urgente El trimestre más importante. Una planificación adecuada aquí evita el estrés de la urgencia y brinda satisfacción.
• Sin importancia y urgente — tareas que a menudo percibimos erróneamente como importantes. De hecho, su implementación conduce a una sensación de pérdida de tiempo.
• Sin importancia y sin urgencia — un área de «escape», que a menudo contiene a personas que comen tiempo. Permanecer en ella durante demasiado tiempo puede reducir la productividad y la autoestima.

La ventaja de este método es una forma clara: al hacer una lista gráfica de cosas importantes y no importantes, urgentes y no urgentes, podemos ver más fácilmente nuestra propia segregación y hacer posibles modificaciones. Esto establece un orden de necesidades y plazos, ayuda a controlar el caos y crea una jerarquía de las tareas a realizar. Sin embargo, para utilizar bien esta herramienta, es necesario definir correctamente lo que consideramos importante, urgente, etc. El propio Eisenhower afirmó: «Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante»; esto nos demuestra que nosotros mismos debemos comprender bien la importancia de nuestras tareas y responsabilidades. Por lo tanto, una de las desventajas de este método puede ser la dificultad de asignar tareas a la categoría adecuada, lo que, en consecuencia, no permite la priorización.

Sin embargo, las desventajas enumeradas anteriormente no superan las ventajas de la herramienta. La matriz de Eisenhower contribuye a la productividad al permitirle centrarse en las tareas urgentes e importantes. Su valor radica en la definición clara de las prioridades, gracias a las cuales nos centramos en las actividades más importantes. Esto permite evitar distracciones en tareas menos importantes que podrían consumir tiempo y energía sin efectos reales.

Principio de Pareto

Esta herramienta de gestión del tiempo suena agradable y, si la aplicamos bien, en realidad se simplifica mucho y ganamos tiempo extra. La idea es que con menos recursos y esfuerzo se puedan conseguir beneficios o efectos mucho mayores. Otro nombre es la regla 80/20, y la idea es que, si nos centramos en las actividades clave que brindan la mayor cantidad de resultados, podemos lograr beneficios significativos con menos tiempo y energía.

Las proporciones de 20 y 80 no deben tomarse como la única regla; es solo una relación común que bien puede tener una proporción diferente. La clave de este principio es decir que el esfuerzo al 100% nunca produce el 100% de resultados. En la práctica, se trata de identificar las actividades que dan los mejores resultados y omitir las de menor valor, lo que permite optimizar el trabajo. El principio de Pareto fue desarrollado por el economista italiano Vilfredo Pareto en 1897, al analizar la distribución del ingreso y la riqueza en la sociedad. Señaló que la mayor parte de la riqueza está concentrada en manos de una minoría de la población, y esta desigualdad es repetitiva y predecible. Aunque el propio Pareto no describió con precisión esta relación, en 1951 Joseph Juran amplió su aplicación en Manual de control de calidad, introduciendo el concepto de «pocos clave y pocos pocos».

Esta estrategia se utiliza en muchas áreas, como el marketing, la gestión de proyectos, las ventas o las negociaciones. Este método le permite trabajar de forma más rápida y eficiente, a la vez que conserva la mayor parte de la energía.

Método ABC

Esta forma consiste en dividir las tareas en los grupos apropiados:

• Grupo A: 15% Estas son las tareas más importantes, ya que representan aproximadamente el 15% de todas las tareas, pero representan alrededor del 65% del valor. Estas son tareas que tienes que completar.
• Grupo B: 20% Tareas de valor medio, que representan el 20% del total y que también tienen un valor del 20%. Estas son las tareas que deberías o deberías realizar.
• Grupo C: 65% Tareas menos importantes, que representan alrededor del 65% del número total de tareas, pero su valor es solo del 15%. Estas son tareas que puede realizar.

Cuando utilices esta herramienta, ten en cuenta que nuestra llamada «lista de tareas» suele ser demasiado larga, por lo que vale la pena considerar qué tareas son realmente importantes en un momento dado. Sin embargo, puede ser una trampa posponer tareas que supuestamente no son importantes, pero que pueden contribuir a mejorar el conjunto de nuestro trabajo o proporcionarnos satisfacción. También es una parte importante que, en última instancia, afecta a nuestro bienestar.

resumen

La gestión eficaz del tiempo requiere elegir las herramientas adecuadas que se adapten a nuestras necesidades y a las especificidades de nuestro trabajo. Sea cual sea el método que elija (ya sea la matriz de Eisenhower, el principio de Pareto o el método ABC), la clave del éxito son las pruebas y la adaptación persistentes. Un enfoque práctico permite no solo aumentar la productividad, sino también lograr una mayor satisfacción con las tareas realizadas.

Fuentes:

1. Kaczkowska-Serafińska, M. (2024). Trabajo con los superiores y organización de los procesos [Presentación]. Universidad SWPS.
2. https://mfiles.pl/pl/index.php/Macierz_Eisenhowera
3. https://mfiles.pl/pl/index.php/Zasada_Pareto