Управління робочим часом

Планування та організація для одних є нормою і навіть необхідною умовою ефективної роботи, для інших - кошмар, якого вони уникають, працюючи під тиском часу, коли на горизонті термін. Не кожен метод управління часом на роботі спрацює у всіх, а пошук улюбленої моделі роботи може зайняти деякий час, в залежності від виду занять і особистих переваг. Напевно спроба організувати рано чи пізно виявиться ефективною — тобто навіть якщо нам не вдасться реалізувати ідеальний план, так як кожного вересня в день початку навчального року ми будемо перевіряти, який з елементів тайм-менеджменту нам служить, а до яких можна сміливо ставитися як до непотрібного. Одне можна сказати точно - ми не дізнаємось, поки не перевіримо. Метод проб і помилок - єдиний, який дасть нам практичну, а не теоретичну відповідь.

Визначення пріоритетів

Інструментом, який використовується для організації завдань з точки зору їх цінності та важливості, є Матриця Ейзенхауера, названа на честь оригінатора методу, тридцять четвертого президента США генерала Дуайта Д. Ейзенхауера.

Матриця складається з двох рядів і двох стовпців, що утворюють чотири чверті:

• Важливе і термінове — завдання, які ми виконуємо, хоча постійна робота в умовах стресу призводить до втоми і вигорання.
• Важливе і нетермінове Найважливіший квартал. Правильне планування тут дозволяє уникнути стресу терміновості та дарує задоволення.
• Неважливий і терміновий — завдання, які ми часто помилково сприймаємо як важливі. Насправді їх реалізація призводить до відчуття марної трати часу.
• Неважливий і нетерміновий — зона «втечі», часто містить пожирачів часу. Перебування в ньому занадто довго може знизити продуктивність і самооцінку.

Перевагою цього методу є чітка форма — склавши графічний перелік важливих і неважливих, термінових і нетермінових речей, ми можемо легше побачити власну сегрегацію і внести можливі зміни. Це встановлює порядок потреб та термінів, допомагає контролювати хаос та створювати ієрархію завдань, які потрібно виконати. Однак для того, щоб добре використовувати цей інструмент, необхідно правильно визначити те, що ми вважаємо важливим, терміновим і т.д. сам Ейзенхауер заявив: «Що важливо рідко буває терміновим, а те, що термінове, рідко важливо» - це показує нам, що ми самі повинні добре розуміти важливість наших завдань і обов'язків. Тому одним з недоліків цього методу може стати складність віднесення завдань до відповідної категорії, що, отже, не дозволяє розставити пріоритети.

Однак перераховані вище недоліки не переважують достоїнств інструменту. Матриця Ейзенхауера підтримує продуктивність, дозволяючи зосередитися на завданнях, які є як нагальними, так і важливими. Його цінність полягає в чіткому визначенні пріоритетів, завдяки яким ми зосереджуємося на найважливіших заходах. Це дозволяє уникнути відволікання на менш важливі завдання, які могли б споживати час і енергію без реальних ефектів.

Принцип Парето

Цей інструмент управління часом звучить приємно, і якщо ми його добре застосуємо, він насправді значно спрощує, і ми отримуємо додатковий час. Ідея полягає в тому, що з меншими ресурсами та зусиллями можна досягти набагато більших переваг чи ефектів. Інша назва - правило 80/20, і ідея полягає в тому, що зосереджуючись на ключових заходах, які приносять найбільше результатів, ми можемо досягти значних переваг за меншу кількість часу та енергії.

Співвідношення 20 і 80 не слід сприймати як єдине правило - це просто загальні відносини, які цілком можуть мати різне співвідношення. Ключ до цього принципу полягає в тому, щоб сказати, що 100% зусиль ніколи не дає 100% результатів. На практиці мова йде про виявлення видів діяльності, які дають найбільші результати, та опущення тих, що мають меншу цінність, що дозволяє оптимізувати роботу. Принцип Парето був розроблений італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році, аналізуючи розподіл доходів і багатства в суспільстві. Він зазначив, що велика частина багатства зосереджена в руках меншості населення, і ця нерівність повторюється і передбачувана. Хоча сам Парето не точно описав ці стосунки, у 1951 році Джозеф Джуран розширив його застосування Посібник з контролю якості, вводячи поняття «ключових кількох і дрібниць численних».

Ця стратегія використовується в багатьох сферах, таких як маркетинг, управління проектами, продажі або переговори. Цей метод дозволяє працювати швидше і ефективніше, зберігаючи при цьому більшу частину енергії.

Метод ABC

Цей спосіб полягає в поділі завдань на відповідні групи:

• Група А: 15% Це найважливіші завдання, на які припадає близько 15% всіх завдань, але мають близько 65% вартості. Це завдання, які вам належить виконати.
• Група Б: 20% Завдання середньої вартості, що становлять 20% від загальної суми, а також коштують 20%. Це завдання, які ви має/повинні виконувати.
• Група С: 65% Менш важливі завдання, на які припадає близько 65% від загальної кількості завдань, але їх вартість становить лише 15%. Це завдання, які ви можете виконати.

Використовуючи цей інструмент, майте на увазі, що наш так званий «список справ» часто занадто довгий, тому варто подумати, які завдання насправді важливі в даний момент. Однак це може бути пасткою відкласти завдання, які нібито не важливі, але можуть сприяти кращому ефекту всієї нашої роботи або забезпечити задоволення. Це також важлива частина, яка в кінцевому підсумку впливає на наше самопочуття.

резюме

Ефективне управління часом вимагає вибору правильних інструментів, адаптованих до наших потреб та специфіки нашої роботи. Який би метод ви не вибрали - будь то матриця Ейзенхауера, принцип Парето чи метод ABC - ключем до успіху є стійке тестування та адаптація. Практичний підхід дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, але і домогтися більшої задоволеності виконуваними завданнями.

Джерела:

1. Качковська-Серафінська, М. (2024). Робота з начальством та організація процесів [Презентація]. Університет SWPS.
2. https://mfiles.pl/pl/index.php/Macierz_Eisenhowera
3. https://mfiles.pl/pl/index.php/Zasada_Pareto